Cùng tên dòng sản phẩm Cocoon, hai báo giá có thể khác dung tích, số món mỗi lốc hoặc đơn vị tính. Chủ cửa hàng nên thống nhất mã hàng, điều kiện giao và cách xuất hóa đơn trước khi đặt. Năm bước dưới đây giúp người mua, người nhận hàng và kế toán đối chiếu cùng một đơn.
1. Đối chiếu tên và dung tích với nguồn của nhãn hàng
Ghi đủ dòng sản phẩm, biến thể và dung tích. Chẳng hạn Cocoon công bố riêng Nước tẩy trang bí đao 140 ml và Nước tẩy trang bí đao 500 ml. Hai trang của nhãn hàng giúp xác minh tên và dung tích. Mã dùng để đặt, tồn kho và quy cách sỉ cần kiểm trực tiếp với bên báo giá.
Lập một dòng riêng cho mỗi biến thể. Nếu báo giá ghi “chai”, phiếu đặt ghi “lốc” và kho quản lý theo “thùng”, yêu cầu ghi rõ mỗi đơn vị có bao nhiêu chai. Tách mã hàng của nhà cung cấp khỏi mã dùng trên phần mềm bán hàng của cửa hàng để tránh ghép nhầm.
2. So sánh báo giá trên cùng đơn vị bán
Đối chiếu số lượng tối thiểu, quy cách, điều kiện giao, chi phí vận chuyển và giá trị cuối cùng phải trả. Một báo giá trông thấp hơn có thể là giá theo chai của thùng nguyên, trong khi báo giá khác cho phép mua lẻ theo lốc. Khi có phí giao chung, có thể phân bổ theo số đơn vị hoặc theo giá trị từng dòng. Dùng nhất quán một cách cho các báo giá đang so.
Ví dụ minh họa. Một lốc giả định 6 chai giá 600.000 đồng, giao hàng 30.000 đồng. Chi phí đưa về cửa hàng là 630.000 ÷ 6 = 105.000 đồng/chai, nếu chưa phát sinh khoản nào khác. Con số này chỉ minh họa phép tính và không phải giá của Cocoon hay của Hong Trần.
3. Chốt thông tin hóa đơn trước khi giao
Xác nhận tên đơn vị bán và thông tin bên mua cần dùng khi xuất hóa đơn. Ghi cách nhận hóa đơn, người nhận và đầu mối liên hệ nếu thông tin đơn hàng hoặc số lượng giao thay đổi. Chia sẻ dữ liệu xuất hóa đơn qua kênh trao đổi trực tiếp.
Quang Nhân cung cấp sỉ Cocoon chính hãng, đầy đủ hóa đơn VAT. Khi yêu cầu báo giá, ghi rõ dung tích, số lượng, đơn vị tính và khu vực nhận. Để đọc điều kiện giao nhận trước khi đặt, xem chính sách nhập sỉ và giao nhận trên Hong Trần.
4. Chuẩn bị bảng nhận hàng để xử lý chênh lệch
Trước ngày giao, lưu bản xác nhận đơn và thời gian giao dự kiến. Khi hàng đến, đối chiếu theo từng dòng, gồm tên, dung tích, số lượng và tình trạng bao bì. Nếu có giao thiếu, nhầm biến thể hoặc hư hỏng, ghi riêng số thực nhận và tài liệu xác nhận. Thống nhất cách giao bù hoặc điều chỉnh đơn trước khi chốt công nợ.
Với SKU lần đầu nhập, lưu ảnh bao bì thực nhận dùng cho đối chiếu nội bộ. Nếu cửa hàng theo dõi hạn dùng hoặc lô, ghi nhận ngay khi nhận. Kiểm chính sách đổi trả của nhà cung cấp trước khi chốt đơn.
5. Lưu bốn tài liệu theo cùng mã giao dịch
- Báo giá và xác nhận đơn. Ghi đúng dung tích, số lượng, quy cách và đơn vị.
- Phiếu giao hoặc xác nhận nhận hàng. Có số thực nhận và ghi chú chênh lệch.
- Hóa đơn. Gắn số hóa đơn với đơn và lưu thông tin trao đổi nếu có điều chỉnh.
- Chứng từ thanh toán. Ghi ngày, số đã trả và khoản còn phải đối chiếu.
Nhân viên có thể dùng một bảng theo dõi với các cột mã đơn, SKU, số đặt, số nhận, số hóa đơn, tình trạng thanh toán và người xử lý. Khi một khoản thanh toán áp dụng cho nhiều đơn, ghi phần phân bổ theo từng đơn để dễ tra cứu.
Liên hệ 0902 767 864 hoặc nhóm Zalo báo giá Quang Nhân để gửi danh sách cần nhập. Anh chị có thể tham khảo thêm tại website Quang Nhân FMCG.
